Kích thước bìa hồ sơ doanh nghiệp chuẩn là bao nhiêu?

Bìa hồ sơ (hay còn gọi là folder, kẹp file) là ấn phẩm văn phòng bắt buộc phải có khi doanh nghiệp gửi báo giá, hợp đồng hoặc catalogue cho đối tác. Một chiếc kẹp file chuẩn form không chỉ giữ giấy tờ phẳng phiu mà còn thể hiện sự nghiêm túc trong phong cách làm việc. Để quá trình gia công diễn ra thuận lợi và tiết kiệm tối đa khổ giấy in, việc nắm rõ thông số kích thước bìa hồ sơ tiêu chuẩn là bước thiết lập quan trọng nhất trước khi thiết kế.

Tiêu chuẩn kích thước bìa hồ sơ A4 thông dụng

Phần lớn tài liệu văn phòng, hợp đồng hiện nay đều được in trên khổ giấy A4 (21 x 29.7cm). Do đó, kích thước bìa hồ sơ a4 phải được nới rộng hơn một chút để có thể bao trọn và bảo vệ mép giấy bên trong không bị quăn góc.

Thông số chuẩn xác cho một chiếc kẹp file tiêu chuẩn được quy định như sau:

• Kích thước khi gập vào (Kích thước thành phẩm): 22 x 31cm. Thông số này đảm bảo kẹp giấy A4 thoải mái, dễ dàng rút ra đút vào mà không bị kẹt.
• Kích thước khi mở trải phẳng: 44 x 31cm (chưa tính phần tay gấp).
• Kích thước phần gáy: Đối với nhu cầu kẹp vài tờ báo giá mỏng, bìa hồ sơ thường làm gáy phẳng (0cm). Nếu doanh nghiệp cần đựng cuốn profile dày hoặc nhiều bộ hợp đồng cùng lúc, gáy hộp sẽ được nới rộng thành 0.5cm hoặc 1cm.

Chi tiết kích thước của bìa hồ sơ phần tay gấp (tai cài)

Tay gấp (hay tai cài tài liệu) là phần giấy bế gập vào mặt trong của bìa, nằm ở góc dưới cùng. Chức năng chính của tay gấp là giữ cho giấy tờ không bị rơi ra ngoài, đồng thời tích hợp các đường bế rãnh nhỏ để gài danh thiếp (Name card) của nhân viên kinh doanh.

Kích thước của bìa hồ sơ tại vị trí tay gấp thường cao 7cm. Chiều ngang của tay gấp bằng với chiều ngang một mặt của kẹp file (22cm). Nếu bạn thiết kế tay gấp quá thấp (dưới 5cm), tài liệu sẽ dễ bị lật và bung ra. Ngược lại, nếu thiết kế quá cao (trên 10cm) sẽ gây lãng phí giấy in và che khuất nội dung của tài liệu bên trong.

Rãnh gài card visit trên tay gấp thường được bế theo kích thước chuẩn là 9 x 5.5cm. Bạn có thể chọn bế rãnh cài góc chéo hoặc bế rãnh cài ngang tùy theo sở thích thiết kế.

Những lưu ý khi thiết kế kích thước bìa hồ sơ để in ấn

Khi chuyển file thiết kế cho xưởng in, bạn cần tính toán thêm phần dư lề cắt xén để tránh tình trạng thành phẩm bị lẹm vào nội dung.

• Độ tràn lề (Bleed): Kỹ thuật viên thiết kế cần cộng thêm 2mm lề cho mỗi cạnh. Ví dụ, kích thước trải phẳng là 44 x 31cm, thì kích thước file thiết kế cần để là 44.4 x 31.4cm. Phần màu nền (background) phải kéo tràn ra hết lề bù xén này.
• Khoảng cách an toàn: Chữ viết, logo và các chi tiết quan trọng không được đặt sát mép cắt. Khoảng cách an toàn tối thiểu từ nội dung đến mép cắt là 5mm để tránh rủi ro sai số khi máy xén giấy hoạt động.
• Chất liệu giấy phù hợp: Để giữ được phom dáng vuông vức theo đúng kích thước bìa đựng hồ sơ đã thiết lập, bạn nên sử dụng giấy Couche, Ivory hoặc Bristol có định lượng từ 250gsm đến 300gsm.

Thiết lập chuẩn thông số ngay từ đầu sẽ giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt hình thức ấn phẩm, đồng thời tận dụng tối đa khổ giấy công nghiệp để giảm thiểu chi phí. Đây cũng là lý do mà In Hoa Long muốn chia sẻ các thông tin về kích thước bìa hồ sơ chuẩn để doanh nghiệp tham khảo. Hãy lưu lại để tham khảo khi cần đặt đơn hàng kẹp file chuẩn cho đơn vị mình nhé.